O Google Workspace oferece um conjunto integrado de ferramentas projetadas para simplificar suas tarefas diárias e aumentar sua eficiência. Esteja você escrevendo relatórios, gerenciando e-mails ou preparando apresentações, você descobrirá que esses recursos inteligentes economizam tempo e facilitam a realização de tarefas. Neste artigo, revisaremos os recursos mais importantes e como eles podem aumentar sua produtividade no ambiente de trabalho ou durante os estudos.
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1. Use a digitação por voz no Documentos e Apresentações Google
melhor uso Google Docs sobre Microsoft Word E Planilhas Google no Excel. No entanto, independentemente da plataforma, é inegável que escrever documentos ou apresentações longas pode rapidamente se tornar chato e estressante, especialmente se você estiver trabalhando em algo com bastante conteúdo e com prazos apertados. Em momentos como esse, confiei no uso do recurso de digitação por voz em ambas as plataformas.
Para usar esse recurso, abra um Documento Google e selecione Ferramentas. Então escolha Escrita fonética Na lista de opções que você vê. Certifique-se de que o cursor esteja onde deseja que o texto apareça e clique no ícone do microfone.
Agora você pode começar a falar e o Google transcreverá seu conteúdo de áudio em texto. Da mesma forma, em Apresentações, abra uma apresentação e selecione Ferramentas. Em seguida, selecione “Ditar notas do orador” e comece a ditar.
Perceber: O recurso de digitação por voz não coloca pontuação automaticamente com base nas pausas. No entanto, você pode adicionar pontuação ao texto usando comandos de voz como “vírgula”, “ponto final” ou “ponto de interrogação”.
2. Economize tempo com atalhos de teclado no Planilhas Google
Com suporte para colaboração em tempo real, o Planilhas Google é um dos melhores Aplicativos de planilha. Esteja você trabalhando em dados financeiros importantes ou apenas em projetos pessoais, gerenciar e navegar em uma planilha pode se tornar difícil se você fizer tudo sozinho.
Por esse motivo, é útil conhecer os atalhos de teclado que podem ajudar a reduzir o tempo necessário para realizar tarefas repetitivas.
Lembre-se de que os atalhos do Planilhas Google são diferentes para Windows e Mac, mas você pode imprimir uma folha de dicas se trabalhar com o aplicativo com frequência. Em vez disso, salve ou anote as fórmulas que você usa com mais frequência, para que possa usá-las rapidamente, sem precisar consultar um documento adicional.
No meu Mac, alguns dos atalhos que uso com mais frequência são ⌘ +D Para preencher os dados nas células abaixo, e Fn + seta para a esquerda Para ir para o início da linha e ⌘ + Retrocesso Para rolar até a célula ativa, entre outras coisas.
Memorizei esses atalhos e eles me economizam muito tempo ao trabalhar no Planilhas Google. Você pode ver o conjunto completo de atalhos de teclado abrindo o Planilhas Google, selecionando Ajuda e clicando em Atalhos do teclado.
3. Use Help Me Write para criar e-mails e respostas rápidas
"Ajude-me a escrever“É um recurso de inteligência artificial que permite escrever e-mails ou respostas rapidamente usando apenas alguns prompts. Ao contrário do Smart Compose, que oferece sugestões enquanto você digita, o Help Me Write vai um passo além e gera um e-mail completo para você. Descobri que esses e-mails são lidos muito bem. Geralmente consigo enviá-lo ao destinatário, depois de fazer algumas edições rápidas.
Se você não vir o ícone Ajude-me a escrever na janela Escrever do aplicativo Gmail, provavelmente não se inscreveu nele. Para usar o recurso Help Me Write no Gmail, tudo que você precisa fazer é se inscrever no Google Workspace Labs. Quando terminar, você deverá ver um ícone de edição com uma estrela acima, na barra inferior da janela “Escrever”.
4. Use modelos em slides para criar apresentações aprimoradas
Criar uma apresentação com aparência profissional pode exigir muita reflexão e esforço. Se você quiser evitar complicações, tente usar um dos modelos predefinidos disponíveis no Apresentações Google.
Para usar um formulário, abra o Apresentações Google, selecione Inserir e clique em Formulários. Os formulários serão preenchidos no lado direito da janela. Role para baixo para ver suas opções e escolha aquela que você acha mais adequada.
O modelo geralmente serve como um bom ponto de partida e você pode modificá-lo ainda mais para transformar os slides enfadonhos do Apresentações Google em uma apresentação atraente.
5. Configure lembretes recorrentes com o Google Keep
Se você precisar configurar lembretes recorrentes sobre tarefas recorrentes, como reuniões de equipe, atualizações de projetos ou até mesmo tarefas pessoais, talvez você queira tornar as coisas um pouco mais fáceis para você configurando lembretes recorrentes. Você pode fazer isso usando Google ManterA melhor parte é que você pode configurar lembretes personalizados se não precisar de lembretes diários.
Para configurar lembretes recorrentes, acesse o Google Keep e crie uma nota/lembrete. Em seguida, selecione-o e clique no ícone do sino/lembre-me. Agora você pode definir a data e a hora do lembrete e escolher a frequência que mais lhe convier. O Google Keep também possui muitos outros recursos excelentes, portanto, explore a plataforma para aproveitar ao máximo seus recursos.
6. Receba a agenda diária por e-mail
Quando você tem dias cheios de reuniões e compromissos pessoais, pode ser difícil acompanhar tudo o que você precisa fazer. E embora você possa verificar seu Google Agenda de vez em quando, descobri que a maneira mais fácil de manter minha agenda em dia é receber minha agenda diária por e-mail todas as manhãs.
Para ativar esse recurso, abra o Google Agenda em sua área de trabalho. Passe o mouse sobre o calendário que aparece no painel direito e selecione o ícone Mais. Em seguida, selecione Configurações e compartilhamento E clique Outros avisos. Por fim, selecione البريد الإلكتروني Ao lado da agenda diária.
Depois de configurá-lo, você começará a receber um resumo detalhado de todos os eventos programados para o dia, todas as manhãs. Você pode desativar essa configuração a qualquer momento se achar que os lembretes diários são desnecessários.
7. Use a extensão “Salvar no Google Drive” para salvar conteúdo da web no Drive
Se você usa o Chrome regularmente e está baixando arquivos e depois enviando-os para o Google Drive para acessá-los em outros dispositivos e navegadores, tente baixar o “Salvar no Google Drive”E usado na Chrome Web Store.
Depois de instalado no Chrome, você pode passar o mouse sobre qualquer arquivo ou imagem e clicar com o botão direito nele. No menu que aparece, selecione “Salvar no Google Drive”. O arquivo será salvo diretamente no Drive, eliminando a necessidade de uploads manuais.
Usar essas dicas ao usar os aplicativos do Google Workspace pode ajudar você a aproveitar ao máximo a plataforma e seus diversos recursos. Você pode ver agora Comparação entre o Google Workspace e o Microsoft 365: o que é melhor para a produtividade?
