Criar uma lista de tarefas é um poderoso truque de produtividade que ajuda você a direcionar sua atenção para as coisas que são importantes e necessárias para serem feitas. No entanto, você pode considerar complementá-lo com uma lista de “coisas a fazer” para aumentar ainda mais sua produtividade.
Sua lista de “não fazer” deve consistir em tarefas e hábitos de baixo valor agregado nos quais você raramente pensa conscientemente e desperdiça seu tempo e energia. Criar essa lista e evitar esses hábitos abrirá espaço para tarefas mais satisfatórias. Embora a lista do que fazer e do que não fazer dependa de você, este artigo abordará alguns exemplos comuns para você começar. Verificar Os melhores aplicativos para criar listas de tarefas para lidar com os objetivos mais importantes da sua vida.
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O que está incluído na lista de tarefas?
Esta lista não é para coisas que não devem ser feitas, você não colocaria algo como "não perca tempo no Facebook" nesta lista. Em vez disso, é para coisas que seriam tentadas a adicionar a uma de suas listas de tarefas, mas para as quais você simplesmente não tem tempo. A lista "fazer" é um bom lugar para qualquer coisa que você possa delegar a outras pessoas, qualquer coisa que não seja t de acordo com seus objetivos maiores, ou qualquer coisa. Não tão importante quanto os outros em sua lista.
A "lista de coisas a fazer" é mais ou menos como substituir "não posso" por "não vou". Essa regra é mais sobre permanecer forte diante da tentação. Você não vai dizer: "Eu posso 'Não saia hoje à noite porque tenho que trabalhar amanhã." Em vez disso, diga: "Eu não saio durante a semana".
1. Verificando e-mails o dia todo
Se você não gosta de deixar mensagens não lidas ou respondidas, provavelmente tem o hábito de verificar constantemente os e-mails durante o dia de trabalho. Passar muito tempo em sua caixa de entrada pode parecer um hábito produtivo, mas não é, a menos que seja o que seu trabalho exige.
Um dos principais problemas desse hábito é que ele o coloca em modo reativo, permitindo que sua caixa de entrada determine suas tarefas diárias em vez de você mesmo priorizar as tarefas. Isso leva tempo e foco que você deve investir em atividades mais significativas.
No entanto, você deve ser considerado mais proativo com seu tempo e caixa de correio, compilando sua atividade de e-mail. Trata-se de agrupar tarefas semelhantes e trabalhar nelas todas ao mesmo tempo, por exemplo, verificar e responder e-mails em horários específicos do dia, deixando o restante do tempo para tarefas de produtividade necessárias.
2. Multitarefa
Outro hábito que se disfarça como um truque de produtividade para economizar tempo é a multitarefa. Por mais contra-intuitivo que possa parecer, a multitarefa ou, mais precisamente, a troca de contexto, pode ser demorada e ineficiente. Isso ocorre porque tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo força seu cérebro a alternar constantemente entre as tarefas, o que pode ser estressante e levar à redução da eficiência e precisão.
Por outro lado, uma tarefa permite que você se concentre nela e dedique toda a sua energia para concluí-la. Isso reduz as distrações, melhora o foco e ajuda você a concluir tarefas individuais mais rapidamente e com melhores resultados. Verificar O que são tarefas únicas e elas podem torná-lo mais produtivo?
3. Dizer “sim” a reuniões não essenciais
O próximo hábito a ser adicionado à sua lista do que não fazer é dizer "sim" a reuniões desnecessárias. Aceitar todas as reuniões que aparecerem rapidamente preencherá sua agenda, deixando você com pouco tempo para fazer as coisas.
Primeiro, tente questionar o propósito de cada reunião e descubra se ela é indispensável. Algumas reuniões podem ser substituídas por chamadas rápidas, e-mails ou mensagens de bate-papo. Se a reunião for essencial, certifique-se de que ela tenha uma agenda e um cronograma claros e tente mantê-la o mais breve possível. Ser seletivo sobre as reuniões que você aceita ajudará a liberar tempo no seu dia e permitir que você se concentre em tarefas mais importantes.
4. Navegar inconscientemente nas redes sociais
A mídia social é uma ótima opção para se conectar com seus colegas e se manter informado, mas também pode afetar sua produtividade quando você está constantemente rolando pelo feed de notícias. Este é um hábito difícil de quebrar, considerando que você nem sempre percebe que está fazendo isso até algumas horas depois.
Para superar o hábito da rolagem sem sentido, você precisa identificar o que o desencadeia e eliminá-lo. Algumas causas comuns são notificações e sensação de perda. Depois de identificar e remover os gatilhos, você pode aproveitar as ferramentas que podem ajudar a reduzir seu tempo em aplicativos de redes sociais, como “Tempo de uso do dispositivo” Para reduzir o uso do iPhone ou Modo de fóco No Android.
5. Perder tempo com tarefas mundanas/repetitivas
Tarefas comuns consomem tempo e recursos valiosos que você pode usar para outras tarefas mais importantes e são a próxima entrada em sua lista de tarefas. Essas tarefas podem facilmente entrar na sua lista de tarefas, mas elas se acumulam rapidamente e podem consumir muito tempo. Alguns exemplos de tarefas normais incluem inserir dados, transcrever videoconferências e agendar manualmente postagens em redes sociais, apenas para citar alguns.
Existem várias maneiras de reduzir a quantidade de tempo que você gasta em tarefas mundanas, incluindo delegar tarefas a outra pessoa, terceirizar um serviço terceirizado ou usar ferramentas de automação para lidar com tarefas repetitivas. Uma ou mais dessas estratégias podem ajudá-lo a economizar tempo e liberar sua energia para tarefas mais impactantes. Verificar As melhores ferramentas de automação para permitir que o trabalhador livre economize seu tempo.
6. Use o telefone na cama
Embora possa não parecer tão ruim, usar o celular na cama é um hábito do smartphone que pode atrapalhar sua produtividade. Usar o smartphone logo pela manhã ou à noite pode levar a muitos efeitos nocivos.
Por exemplo, a luz azul do seu telefone pode atrapalhar a produção de melatonina, um hormônio que ajuda a regular os ciclos do sono. Além disso, verificar as notícias ou as mídias sociais logo pela manhã pode definir um tom negativo para o resto do dia.
Com isso em mente, é essencial criar uma zona sem telefone no seu quarto. Isso ajudará a melhorar a qualidade do sono e permitirá que você comece o dia de forma mais produtiva. Você pode recorrer a outras atividades, como ler um livro real, escrever em um caderno antes de dormir e usar um despertador antiquado para acordá-lo.
7. Não priorizar suas tarefas
É bom ter um plano para o seu dia listando suas tarefas em uma lista de tarefas, mas se você não as priorizar, é provável que não cumpra as tarefas mais importantes a tempo. Idealmente, você deve tentar passar suas horas mais produtivas nas tarefas mais desafiadoras e importantes. Essa abordagem garante que você aproveite ao máximo o seu dia e que não perca nenhum prazo importante.
Uma das melhores maneiras de fazer listas de tarefas é usar a Eisenhower Matrix. Essa estrutura simples ajuda você a decidir quais tarefas priorizar com base em sua urgência e importância. Depois de identificar suas principais prioridades, você pode se concentrar em abordá-las primeiro e o restante de suas tarefas pode prosseguir conforme necessário. Verificar Já traçou metas para o ano novo? Dicas inteligentes para ajudar a alcançá-los.
Automatize tarefas de baixo valor e elimine maus hábitos para aumentar a produtividade
Desenvolver uma lista de tarefas personalizada é uma estratégia eficaz que pode ajudá-lo a se concentrar em suas tarefas principais e aumentar sua produtividade.
Ao delegar, terceirizar ou automatizar tarefas de baixo valor e abandonar hábitos improdutivos, você pode abrir mais espaço para as coisas que são mais importantes para você e aproveitar ao máximo o seu dia. Você pode usar esta lista como inspiração para criar sua lista de tarefas obrigatórias e começar a eliminar os desperdícios de tempo de sua rotina diária. Você pode ver agora Os melhores hábitos saudáveis que você pode fazer em 5 minutos ou menos.
