Dividir tarefas em grupos é uma estratégia de produtividade eficaz que depende da organização de atividades semelhantes em conjunto para realizá-las com mais rapidez e eficiência. Este método não só facilita a gestão do tempo, mas também ajuda a melhorar o foco e a reduzir a alternância entre diferentes tarefas, reduzindo a fadiga mental. No entanto, pode nem sempre ser a melhor opção em algumas circunstâncias, especialmente quando as tarefas exigem flexibilidade ou processamento imediato. Neste artigo compartilho minha experiência pessoal com essa estratégia, quando ela foi eficaz e quando tive dificuldades em aplicá-la.
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O que é dividir tarefas em grupos?
A fragmentação de tarefas é uma técnica de gerenciamento de tempo que envolve agrupar tarefas semelhantes e agendá-las em blocos de tempo designados, em vez de resolvê-las em horários aleatórios ao longo do dia. É melhor para atividades repetitivas com um processo claramente definido.
Embora o processamento em lote tenha suas origens na fabricação e nos primórdios da computação, mais recentemente ele encontrou uso no gerenciamento de tempo e na produtividade. Ele se baseia no conceito de que é mais fácil continuar com uma tarefa depois de iniciada, e trocar tarefas ou lidar com interrupções pode introduzir um “custo de troca”, que pode levar a uma queda de até 40% na produtividade quando acumulada. , de acordo com American Psychological Association.
Dividir tarefas em grupos é semelhante a: Divisão de tempo/blocos de tempo, onde você divide seu tempo de trabalho em períodos fixos programados para pequenos períodos de atividade. No entanto, ao contrário da divisão de tempo, a divisão de tarefas concentra-se em agrupar tarefas semelhantes em sessões contínuas.
A duração destas sessões ainda é importante, mas desempenha um papel menos importante do que a divisão do tempo. A divisão de tarefas é mais flexível e pode ser mais adequada para indivíduos que trabalham em seu próprio horário.
As técnicas de segmentação de tarefas e segmentação de tempo podem funcionar de forma semelhante na prática se você tiver um fluxo de trabalho muito simplificado.
Perceber: Dividir as tarefas em grupos como uma técnica de produtividade ajuda você a fazer mais com menos estresse mental. Elimina o tempo perdido com a alternância frequente entre atividades de trabalho. Também ajuda você a entrar em um estado de fluxo, porque você fica concentrado em uma tarefa por muito tempo.
A divisão de tarefas é fácil de implementar. Como não requer nenhum recurso exclusivo, os aplicativos que permitem dividir o seu dia em partes também podem ajudá-lo Divisão de tarefas. Se você preferir uma abordagem de baixa tecnologia, um diário físico também funcionará perfeitamente.
Como dividir tarefas me ajuda a focar e ser produtivo
Introduzi lentamente a divisão de tarefas em meu fluxo de trabalho nos últimos meses e tem sido uma experiência gratificante. Isso me fez sentir menos ansioso e menos cansado, e nunca mais voltarei a planejar cada minuto do meu dia de trabalho.
Existem duas maneiras principais de usar a fragmentação de tarefas: a fragmentação de tarefas tradicional, na qual as tarefas são agrupadas em blocos horários de um único dia, e a fragmentação de tarefas diárias, que envolve atribuir dias inteiros da semana a tipos específicos de tarefas.
A divisão tradicional de tarefas é mais consistente com o horário de trabalho típico de um indivíduo, onde diferentes tarefas devem ser concluídas antes do final do dia. Por outro lado, a divisão das tarefas diárias é difícil de integrar num ambiente de trabalho tradicional e funciona melhor para freelancers ou executivos seniores que estão mais preocupados com o panorama geral do que com a gestão activa do dia-a-dia da empresa.
Pessoalmente, a divisão de tarefas tradicional é mais adequada ao meu fluxo de trabalho do que a divisão de tarefas diárias.
Ao formular um plano para o dia, começo listando todas as tarefas que preciso realizar. usar Microsoft Para Fazer (Multiplataforma e funciona offline) Mas existem muitos Outras ótimas opções para gerenciamento de tarefas.
Nesta fase do plano, o tempo é menos importante do que a actividade em si. Depois de ter uma lista de tarefas, posso identificar tarefas que envolvem um processo semelhante e agrupá-las em blocos. Um bloco aqui é uma coleção de tarefas que preciso realizar dentro de um período de tempo.
Eu uso o Google Agenda para criar esses blocos, marcá-los e agendá-los como eventos ao vivo em minha agenda. Posso ter até cinco blocos em um dia, além de tarefas menores que não cabem em nenhum bloco.
Adendo: O prazo deve ser especificado no planejamento do seu dia, mas pode ser tão específico ou flexível quanto você preferir na prática.
Por exemplo, como escritor, eu selecionaria todas as tarefas que envolvem escrita e as colocaria em um único bloco de escrita. Durante esse bloqueio, não farei nada além de escrever. Dependendo do tempo, posso fazer uma ou duas pausas, mas sempre volto a escrever.
Existem alguns princípios que você deve ter em mente ao usar a divisão de tarefas em seu cronograma de trabalho:
- Sem interrupções: É muito importante evitar interrupções durante um determinado período de tempo, seja outra tarefa da sua agenda ou uma atividade não planejada. Se algo acontecer enquanto você estiver em um período específico, pode ser melhor anotar para fazer isso mais tarde, em vez de abandonar a tarefa atual.
- Faça pausas entre as atividades: Você deve fazer uma pausa proporcional após um longo período de atividade. A técnica Pomodoro tradicional não é adequada para dividir tarefas em grupos, mas você pode modificá-la fazendo sessões mais longas, por exemplo, um período de 90 minutos seguido de um período de descanso de 20 minutos.
- Organizando com base em prioridades: Nem todas as tarefas urgentes são importantes e nem todas as tarefas importantes são urgentes. É importante definir prioridades mesmo quando você trabalha em grupo. Entender o que precisa ser feito é a parte mais importante do agendamento.
Quando não é apropriado dividir as tarefas em grupos?
Dividir as tarefas em grupos não é apropriado para todas as situações. É uma técnica mais eficaz em ambientes onde o foco e a atenção são priorizados, por isso não é ideal em ambientes onde questões urgentes requerem atenção imediata, como atendimento ao cliente ou resposta a emergências.
Além disso, o agrupamento de tarefas pode não funcionar bem para tarefas altamente urgentes, pois prioriza o processo em detrimento do resultado. Para tarefas que exigem resultados rápidos, como escrever e pesquisar um artigo, agrupar tarefas pode deixar você lento.
Finalmente, ao trabalhar em equipe, agrupar tarefas pode ser difícil porque é difícil coordenar cronogramas e prioridades dentro de um sistema rígido.
Adendo: Longas horas de coleta de tarefas podem contribuir para a fadiga cognitiva e até mesmo para o esgotamento. É muito importante fazer pausas entre os blocos e conhecer os seus limites.
Embora o agrupamento de tarefas não seja adequado para todos os fluxos de trabalho, é uma ótima técnica de gerenciamento de tempo que pode aumentar drasticamente a produtividade e, se usada corretamente, fazer com que você se sinta bem com o que realizou no final do dia. Agora você pode visualizar Ferramentas de IA que os redatores de conteúdo podem usar para melhorar seu fluxo de trabalho.
