Se for Microsoft Outlook É o seu aplicativo favorito e a opção ideal para gerenciar e-mails e eventos de calendário. Você pode pensar que alguns de seus recursos podem distraí-lo completamente de seu propósito principal. Claro, o Outlook já está configurado para ajudá-lo a gerenciar sua carga de trabalho, mas poderia ser melhor com alguns ajustes simples.
Vejamos algumas maneiras de fazer com que o Outlook funcione melhor para você.
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1. Crie regras personalizadas para e-mails recebidos
Quando você receber um e-mail, ele irá automaticamente para a pasta Caixa de entrada. Pode ser difícil controlar se você recebe vários e-mails de muitas pessoas diferentes, e eles podem aumentar rapidamente. O Outlook permite que você defina regras de e-mail de entrada para que os e-mails de pessoas específicas vão diretamente para uma subpasta, ajudando você a controlar quem envia o quê. Para criar uma nova regra, siga estas etapas:
- Vamos para Arquivo -> Gerenciar regras e alertas E clique Nova base. Uma nova janela aparecerá com várias opções.
- Na Etapa 1: selecione um modelo, toque em Mova mensagens de alguém para uma pasta.
- Em seguida, na Etapa 2: editar a descrição da regra, você precisa clicar nos hiperlinks para selecionar as pessoas ou grupo público cujos e-mails você deseja encaminhar para a pasta especificada.
- Clique em Concluir para aplicar a regra.
O vídeo oficial da Microsoft explica em detalhes.
As regras da caixa de entrada podem evitar que as mensagens se acumulem e apenas as importantes fiquem presas em sua caixa de entrada. Além disso, se você precisa rastrear pessoas específicas ou e-mails de trabalho, é um método realmente perfeito para você.
2. Desative as notificações por e-mail
Você já deve ter notado o bipe que o Outlook faz ao receber um e-mail. Você também deve ter notado o ícone de envelope amarelo que aparece no ícone do Outlook na barra de tarefas. Isso pode ser útil se você deseja ser notificado, mas pode se distrair se esses e-mails continuarem chegando. Felizmente, o Outlook também oferece a opção de desativar essas notificações.
Vamos para Arquivo -> Opções -> Correio e, abaixo do endereço de chegada da mensagem, você pode escolher quais alertas deseja desativar. Quando estiver satisfeito com sua escolha, clique em OK.
3. Defina lembretes de calendário
Muito parecido com as notificações por e-mail, o Calendário do Outlook é configurado para lembrá-lo de compromissos 15 minutos antes de eles começarem. Ele faz isso exibindo os seguintes compromissos, e você tem que clicar Recusa Para fechar a janela.
Esses lembretes podem ser úteis se você precisar deles. Por exemplo, se você estiver mergulhado em seu trabalho e um lembrete aparecer, você pode terminar o que está fazendo e se preparar para o compromisso.
No entanto, se você não precisa dessa funcionalidade, ela pode afetar seu fluxo de trabalho. Para desativar esses lembretes, vá para Arquivo -> Opções -> Avançado e em Lembretes, desmarque Mostrar lembretes.
Alternativamente, você também pode ir para Arquivo -> Opções -> Calendário , e em Opções de calendário, você verá uma opção para lembretes padrão. Para editá-lo, siga estas etapas:
- Clique na caixa ao lado de Lembretes padrão, para que haja uma marca de seleção na caixa.
- No menu suspenso, selecione 0 minutos.
- Clique na caixa ao lado de Lembretes padrão novamente, até que a marca de seleção desapareça; Se você não fizer isso, sua seleção não será salva.
- Clique Está bem.
Agora você pode continuar com seu trabalho sem que esses lembretes apareçam. Se você ainda quiser manter o controle de suas tarefas importantes, dê uma olhada Benefícios do Microsoft To-Do também.
4. Colorir eventos de calendário no Outlook
Não há nada de errado em colorir os compromissos do calendário do Outlook em uma única cor. No entanto, a codificação por cores pode ajudar a simplificar a exibição de sua agenda e tornar mais fácil obter uma visão geral de seu dia ou semana de trabalho sem verificar o tópico de cada compromisso ou reunião individual.
Por exemplo, se você tiver vários tipos diferentes de tarefas agendadas, incluindo reuniões dentro de sua empresa, reuniões com empresas externas, clientes, tarefas administrativas, treinamento agendado em sua agenda, etc., essas informações podem ficar tão borradas que você precisa gastar mais tempo concentrando-se neles.
Se você estiver usando Codificação de cores , você pode navegar rapidamente pelo calendário e obter uma visão geral dos tipos de trabalho para os quais precisa se preparar. Você também pode usar o código de cores para priorizar compromissos em ordem de importância. Por exemplo, você pode escolher vermelho para reuniões "urgentes", âmbar para "importante" e verde para "rotina".
O importante aqui é escolher cores diferentes para os diferentes tipos de trabalho que você faz e escolher cores que não sejam muito semelhantes entre si para ver a diferença. Para começar, siga estas etapas:
- Clique em um compromisso ou reunião em seu calendário para abrir a guia Série de Compromissos.
- Clique no ícone da janela colorida que diz Avaliação.
- No menu suspenso, toque em todas as categorias.
- Uma nova janela aparecerá; No lado direito, clique جديد.
- Digite o nome da sua turma. Por exemplo, “Reuniões internas” e escolha a cor desejada.
- Clique em OK em ambas as janelas até ver o novo compromisso do calendário codificado por cores.
Repita esse processo para quantas categorias você deseja criar.
Livre-se das distrações do Outlook
Agora que você sabe como tornar o Outlook menos distrativo, pode personalizá-lo para funcionar melhor para você. Embora possa não parecer um processo importante, fazer pequenos ajustes pode fazer a diferença no seu dia de trabalho.
Esta não é uma lista exaustiva, e você pode querer experimentá-la antes de se comprometer com ela. Você também pode brincar com as configurações do Outlook e ver se descobriu outras coisas que ajudam a melhorar o seu foco. Então você deve verificar As melhores maneiras pelas quais a automação pode aumentar sua produtividade.
