O Microsoft Word é um aplicativo de produtividade essencial para a criação de documentos profissionais, mas formatar cada página pode consumir seu tempo se você não estiver familiarizado com os atalhos e recursos disponíveis. Usando dicas e técnicas eficazes, você pode acelerar o processo de formatação enquanto mantém a alta qualidade de seus documentos. Aprenda as melhores maneiras de economizar tempo e tornar seus documentos mais organizados e visualmente atraentes com facilidade.
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1. Use atalhos de teclado básicos
Ao manter os dedos nas teclas, você pode aplicar alterações de formatação rapidamente e manter o foco na digitação – sem precisar mexer no mouse e se distrair do fluxo.
Por exemplo, para deixar o texto em negrito, basta tocar Ctrl + B. Da mesma forma, para itálico, use Ctrl + I, e para sublinhar, pressione Ctrl + U. Esses atalhos essenciais de formatação são apenas a ponta do iceberg para economizar tempo no Word.
Você pode alinhar rapidamente o texto à esquerda, ao centro ou à direita usando... Ctrl + L و Ctrl + E و Ctrl + R respectivamente. Clique em Ctrl + 2 Para duplicar o espaçamento entre linhas no documento, pressione Ctrl + 1 Por uma distância. Esses atalhos facilitam a modificação do layout do documento.
Para obter uma lista mais abrangente de atalhos que economizam tempo no Word, consulte nosso artigo sobre Atalhos do Windows O que todo usuário do Word deve saber.
2. Use formulários do Word
Se você cria documentos semelhantes com frequência, como relatórios, faturas ou boletins informativos, o uso de modelos do Word pode economizar muito tempo. Os formulários do Word vêm pré-formatados com espaços reservados para o seu conteúdo, para que você não precise começar do zero todas as vezes.
O Word fornece uma variedade de modelos integrados para tipos de documentos comuns, que podem ser acessados através do menu Novo Documento. Selecione o modelo que melhor se adapta às suas necessidades e você terá pronto um documento com design profissional, que obviamente preencherá com seu conteúdo.
Para mais opções, verifique os sites para download Formulários do Microsoft Word. Você encontrará muitos modelos gratuitos e premium projetados para diferentes setores e finalidades. Use esses modelos para criar documentos impressionantes com o mínimo de esforço.
Mas se você tiver requisitos específicos de formatação que os formulários existentes não atendem, considere criar um formulário personalizado no Microsoft Word. Ao salvar seu modelo com seus estilos favoritos, você poderá reutilizá-lo sempre que precisar.
3. Implemente formatação consistente usando estilos
Você deve sempre usar estilos no Word para aplicar uma formatação consistente em todo o documento. Primeiro, você pode definir estilos para títulos, parágrafos e outros elementos; Assim, você pode obter uma aparência coesa sem coordenar manualmente cada seção.
Para aplicar um estilo, selecione o texto e escolha o estilo desejado na galeria Estilos na guia Início. Se você precisar modificar um estilo, clique com o botão direito e selecione Modificar Para personalizar fonte, tamanho, cor e outros atributos. Quaisquer alterações atualizarão automaticamente todas as instâncias desse estilo no documento.
4. Personalize a barra de ferramentas de acesso rápido
A barra de ferramentas de acesso rápido é um recurso útil que permite manter os comandos usados com mais frequência a apenas um clique de distância. Por padrão, a faixa de opções inclui comandos básicos como Salvar, Desfazer e Refazer, mas você pode personalizá-la facilmente para incluir as ferramentas de formatação usadas.
Para adicionar um comando ao Barra de ferramentas, clique com o botão direito na faixa de opções e selecione Adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido. Dessa forma, você pode criar um conjunto personalizado de princípios básicos de formatação, como seus estilos preferidos, a ferramenta de desenho de formatação ou opções de alinhamento de texto.
Isso economiza tempo, eliminando a necessidade de pesquisar na faixa de opções sempre que desejar aplicar um formato específico.
5. Navegue usando o painel de navegação
Percorrer as páginas para encontrar uma seção específica pode ser complicado ao trabalhar com documentos longos. O Painel de Navegação é outra ferramenta poderosa que ajuda você a navegar rapidamente entre as seções.
Para acessar o painel de navegação, vá para a guia mostrar E marque a caixa ao lado do painel de navegação. Isso abrirá uma barra lateral exibindo uma lista de títulos em seu documento. Clique em qualquer título para ir imediatamente para essa seção.
O painel de navegação é especialmente útil quando você precisa fazer alterações de formatação em partes específicas de um documento. Você pode aplicar atualizações de formatação com eficiência, sem muita rolagem ou pesquisa manual.
6. Duplique o formato usando a ferramenta Duplicar Formato
A ferramenta Format Copy é uma ferramenta bacana que permite copiar rapidamente a formatação de uma parte de um documento e aplicá-la a outra. Esse recurso economiza muito tempo quando você precisa manter uma formatação consistente em todo o seu conteúdo.
Para usar a ferramenta Copiar formatação, selecione o texto que contém a formatação que deseja copiar e clique no ícone da ferramenta Copiar formatação 
Na guia Página inicial, clique e arraste sobre o texto ao qual deseja aplicar a formatação.
Adendo: Se você precisar aplicar a mesma formatação a várias seções, clique duas vezes no ícone da Ferramenta de Formatação . Isso manterá a ferramenta ativa até você pressionar Esc Ou clique no ícone novamente.
Dica: usar Alt + Ctrl + C Para copiar o formato, Alt+Ctrl+V Para colar um formato. Embora o cursor não se transforme em um pincel, você pode selecionar texto repetidamente e colar a formatação em várias áreas sem copiar novamente.
7. Personalize o recurso de correção automática
Por padrão, o recurso AutoCorreção corrige automaticamente ortografia e erros de digitação comuns, mas você também pode usá-lo para criar atalhos personalizados para frases ou formatos usados com frequência.
Para personalizar a AutoCorreção, vá para Arquivo -> Opções -> Auditoria -> Opções de autocorreção. Aqui, você pode adicionar suas próprias entradas à lista. Por exemplo, você pode configurar “br” para expandir automaticamente para “Atenciosamente” ou “mh” para se tornar “Nome da minha empresa” na fonte e tamanho de sua preferência.
Você também pode encontrar Recurso de correção matemática automática Na mesma lista. É especialmente útil para aqueles que incluem frequentemente equações ou símbolos matemáticos nos seus documentos.
Por padrão, o Word reconhece uma variedade de abreviações matemáticas, como digitar “\pi” para inserir o símbolo pi (π) ou “\sqrt” seguido de um número para criar o símbolo de raiz quadrada (√).
8. Reutilize conteúdo usando partes rápidas
As Quick Parts são uma ótima maneira de armazenar e reutilizar conteúdo rico. Isso inclui títulos, rodapés, capas ou até mesmo seções inteiras do documento. Ao salvar esses itens como peças rápidas, você pode inseri-los em qualquer documento com apenas alguns cliques.
Para criar uma Parte Rápida, selecione o conteúdo que deseja salvar e vá para Inserir -> Peças Rápidas -> Salvar seleção na galeria de Peças Rápidas. Dê um nome ao bloco de construção, escolha uma categoria e clique em Está bem. Agora, sempre que precisar utilizar esse conteúdo, basta acessar Inserir -> Peças Rápidas Selecione-o na galeria.
As capas também são um ótimo exemplo de como peças rápidas economizam tempo. Em vez de criar uma nova folha de rosto do zero para cada documento, você pode criar uma folha de rosto personalizada uma vez, salvá-la como uma parte rápida e inseri-la rapidamente em qualquer documento quando precisar.
9. Modifique a formatação usando o painel Mostrar formatação
O painel Mostrar formatação exibe todos os detalhes de formatação do texto selecionado, incluindo fonte, tamanho, estilo e configurações de parágrafo.
Para acessar o painel Mostrar formatação, toque em Shift + F1. O painel aparecerá no lado direito da tela, fornecendo um detalhamento da formatação aplicada ao texto selecionado.
Além disso, o painel Mostrar formatação permite modificar a formatação diretamente no próprio painel. Você pode clicar no elemento de formatação que deseja alterar, como fonte ou espaçamento entre parágrafos, e fazer os ajustes desejados.
Isso pode economizar tempo, eliminando a necessidade de navegar por vários menus e caixas de diálogo para ajustar o layout.
Agora que você conhece essas dicas para economizar tempo, poderá criar documentos profissionais e bem formatados em uma fração do tempo. Para mais maneiras de melhorar Experiência de palavraVeja nosso artigo sobre Como tornar gerenciável uma tabela em qualquer documento do Word.
