O Microsoft OneNote não é apenas um aplicativo para fazer anotações e organizar ideias, mas pode se transformar em um sistema integrado para gerenciar facilmente sua lista de tarefas diárias. Graças aos seus recursos personalizáveis, você pode monitorar suas prioridades, organizar seus projetos e garantir que suas tarefas sejam concluídas no prazo. Neste artigo, fornecemos dicas práticas para usar o OneNote como uma lista de tarefas eficaz que mantém você organizado e aumenta sua produtividade.
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1. Use atalhos de teclado para facilitar o gerenciamento de listas de tarefas
Uma tag de tarefa adiciona uma caixa de seleção ao lado da nota. Você pode usá-lo para marcar tarefas pendentes e criar uma lista de tarefas personalizada, como pendências e tarefas diárias que precisam ser realizadas. Uma vez feito isso, desmarque-o. O processo é direto e mais fácil ao usar atalhos de teclado.
Selecione a nota ou o texto da nota e toque em Ctrl + 1 Para adicionar uma caixa de seleção (Comando + 1 no Mac). Você pode adicionar várias tags à sua lista de tarefas para destacar itens importantes em uma nota, adicionar informações de contexto para maior clareza e recuperar essas tarefas durante a pesquisa. Por exemplo, pressione Ctrl + 2 ou Comando + 2 Para adicionar uma estrela e Ctrl + 3 ou Comando + 3 Para adicionar um ponto de interrogação.
Também é possível controlar a hierarquia da lista e criar subtarefas. Por exemplo, se você estiver realizando um projeto complexo, poderá precisar de sublistas de tarefas simples para verificar antes que todo o projeto seja concluído. Basta pressionar uma tecla Aba Para criar uma subtarefa; Para mover tarefas para cima ou para baixo na lista de tarefas, toque em Alt + Shift + seta para cima ou para baixo.
2. Encaixe o OneNote para gerenciar melhor sua lista de tarefas
No OneNote, a visualização padrão é ótima para fazer anotações e adicionar imagens, tabelas ou muito mais. Se você estiver criando uma lista de tarefas, essa visualização não utilizará o espaço da tela de maneira eficaz e você poderá perder o foco.
O encaixe é um dos muitos Recursos do OneNote O desconhecido que você vai amar. Você pode encaixar uma janela do OneNote para que ela seja exibida acima de todos os outros aplicativos. Clique na guia “Exibir” e escolha “Dock to Desktop”.
Atenção: Este recurso está disponível apenas para a versão LTSC do OneNote.
Ao trabalhar em uma tarefa em outro aplicativo, você pode alternar rapidamente entre as duas janelas abertas, copiar e colar links para suas tarefas e muito mais.
Alternativamente, você pode usar um atalho dedicado na área de trabalho para iniciar o OneNote diretamente no modo encaixado. Basta adicionar “/docked” a “ONENOTE.EXE”. O caminho ficará assim:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ONENOTE.EXE" /docked
Perceber: Dependendo da unidade e da pasta onde o Microsoft Office 2016 está instalado, pode ser necessário alterar o caminho. Pode não ser o mesmo destino para você.
3. Incorpore seus arquivos no OneNote
Quando você está trabalhando em um projeto, é fácil perder o controle do que precisa ser concluído ou lembrar de terminar o projeto. Em vez de duplicar essas informações em vários locais, você pode trazer os arquivos necessários diretamente para o OneNote.
No aplicativo OneNote para Windows, posicione o cursor próximo à tarefa que deseja executar. Então clique Inserir -> Arquivo. Na caixa de diálogo exibida, escolha se deseja inserir o arquivo como anexo ou carregá-lo no OneDrive e, em seguida, inseri-lo no OneNote como um link.
4. Crie um quadro Kanban no OneNote
Se você estiver lidando com várias tarefas e tendo problemas para priorizá-las, poderá ter sucesso Método Kanban com você; É uma das melhores metodologias de produtividade japonesas. Você pode dividir tarefas complexas em etapas menores e exibi-las visualmente; Isso ajuda você a entender o andamento de sua tarefa e identificar espaço para melhorias.
Primeiro, crie uma nova página e chame-a de “Meu Quadro” (ou qualquer nome que você possa reconhecer facilmente). Criaremos três tabelas e as chamaremos de “To Do”, “This Week” e “Archive”.
- Para cada tabela, crie três colunas – Projeto, Tarefa e Prioridade.
- Digite a primeira coluna, pressione Tab e nomeie a próxima coluna. Repita as etapas até convertê-lo em uma tabela.
- Elabore o cronograma de uma forma que faça sentido para você.
- Em cada linha, crie uma tarefa. Ao terminar uma tarefa, mova o ponteiro do mouse para a esquerda para revelar a âncora.
- Clique e arraste a linha entre as tabelas.
Para projetos mais extensos, sugiro Crie um quadro Kanban no Trello E outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Asana e monday.com. Ao contrário do OneNote, você não terá tanto trabalho manual para poder criar tudo mais rapidamente.
5. Crie uma lista mestre de tarefas no OneNote
Depois de marcar vários itens nas páginas do OneNote, você precisará usar o recurso de pesquisa de tags para obter uma visão geral da sua lista de tarefas. Clique na guia Início e selecione Pesquisar tags. A página Resumo de marcas recém-criada contém todas as marcas listadas no painel Resumo de marcas.
Se você quiser ver as tarefas restantes, selecione Mostrar apenas itens não selecionados. Para seções, blocos de anotações selecionados ou todos os blocos de anotações, clique na seta suspensa Pesquisar e escolha onde deseja pesquisar tags.
6. Adicione mais contexto à sua lista de tarefas
Contexto é um conjunto específico de condições que caracterizam a situação em que você conclui uma tarefa. Quando você adiciona contexto, você ajuda a direcionar melhor os recursos e os esforços, reduzindo possíveis ineficiências ou erros. O OneNote permite adicionar contexto de várias maneiras:
1. Vincule suas páginas
Da mesma forma que você pode organizar suas anotações com backlinks, você pode adicionar mais contexto vinculando páginas importantes em sua lista de tarefas do OneNote. Fazer isso requer simplesmente a criação de páginas ou vinculá-las a páginas existentes.
- Vá para a página que deseja copiar.
- Clique com o botão direito (Windows) ou toque em Controle E o trackpad (no Mac). Quando a janela da lista suspensa aparecer, selecione Copie o link para a página.
- Vá para a outra nota e destaque o texto ao qual deseja adicionar o hiperlink.
- Clique em Controle + V (Windows) ou Command + V (no Mac).
- Cole o link e pressione Está bem.
2. Defina o item como “Lembrar mais tarde”
Uma das maneiras mais fáceis de garantir que você não esqueça um item da sua lista de tarefas é marcá-lo como lembrado mais tarde. Isso destacará os itens da lista de tarefas que você precisa revisar.
Basta selecionar a guia Página inicial, destacar o texto e clicar em Lembrar mais tarde.
7. Experimente a Matriz de Eisenhower
Se você quiser decidir quais tarefas deve priorizar, faça listas de tarefas usando A Matriz de Eisenhower. Este é um dos muitos métodos de produtividade essenciais que você deve conhecer. A matriz de Eisenhower é dividida em quatro seções:
- Faça isso: Para tarefas urgentes.
- Tome a decisão: Para tarefas que não requerem tempo.
- Autorização: Dê a tarefa a outra pessoa.
- excluir: Tarefas desnecessárias que fornecem pouco ou nenhum valor — também conhecidas como “limiar” em algumas matrizes de Eisenhower.
A maneira mais fácil de integrar uma matriz de Eisenhower ao OneNote é criar uma tabela simples:
- Clique na guia Inserir.
- Localizar Mesa.
- Escolha uma mesa de quadrados 2x2.
- Clique na tabela quando estiver pronto para inseri-la em sua nota. Então comece a escrever suas tarefas em cada caixa.
Adendo: Não se preocupe se a mesa parecer pequena à primeira vista; Ele se expandirá conforme você digita mais nas caixas!
Muitas vezes nos deixamos levar pelos sistemas de produtividade e pelos recursos promissores de alguns aplicativos de lista de tarefas. O gerenciamento de tarefas pode se tornar uma atividade hiperativa e uma desculpa para a procrastinação se você não tomar cuidado, por isso vale a pena manter as coisas simples. Embora o OneNote não possua recursos de gerenciamento de tarefas, ainda é uma ferramenta poderosa. Você pode torná-lo o aplicativo de lista de tarefas perfeito para você. Agora você pode visualizar Como melhorar sua lista de tarefas para ser mais eficiente.
